Skip to main content

Resultaatgericht KortCyclisch Sturen

Adaptief doelen halen in een dynamische omgeving

Organisaties willen én betrouwbaar doelgericht zijn én wendbaar tegelijk. Dit om zowel effectief te zijn vandaag, als snel te kunnen inspelen op de veranderingen van morgen. Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen is een bewezen aanpak die hierbij helpt. Het stelt organisaties in staat om flexibeler te werken, sneller bij te sturen en continu resultaten te verbeteren om relevant te blijven. In dit artikel bespreken we wat Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen inhoudt, waarom het belangrijk is, wat succesfactoren zijn en in welke omgeving het bijzonder goed werkt. Veel leesplezier!

Wat is het? Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen = Adaptief Sturen

Het is een hele mond vol. Maar ieder woord is van belang.

  • Resultaatgericht: Het gaat allemaal om maar één ding: “doelen halen”. Dus niet “acties managen”. Je zou het ook wel “doelenmanagement” kunnen noemen.
  • Kort: Dus niet lang! Meerjaren-doelen en jaardoelen worden kwartaaldoelen of maand- of weekdoelen. Maar “kort” staat ook voor “kort overleggen”. Geen lange vergaderingen, maar 15-30 minuten, staand overleggen met een visueel gemaakt team-sturingsbord.
  • Cyclisch: Er is ritmiek in het proces. Een repeterende proces die efficiënt en gedisciplineerd wordt uitgevoerd. Er wordt iedere week een korte sturingsdialoog gevoerd. Sommigen noemen het een weekstart of team-sturingsoverleg.
  • Sturen: Het proces is een sturingsproces. Het gaat over de sturing op doelen, dus niet over de uitvoering ervan. In dit frequente maar korte moment, stop je even met wat je aan het doen bent, zoom je uit en kijk je omheen en stuur je bij.

Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen is een managementpraktijk waarbij doelen en eventuele bijsturingsacties in korte, herhalende cycli worden bepaald, beoordeeld en besloten. Dit betekent dat teams regelmatig reflecteren op hun werk en continu aanpassingen doorvoeren om beter aan te sluiten bij de doelstellingen en veranderende omstandigheden. In plaats van alleen lange termijn plannen maken, richt de aanpak zich ook op kort termijn doelen die snel bijgesteld kunnen worden.

Dit is de oplossing voor wat veel moderne teams graag willen: “anticiperen” en “procactief zijn” om resultaten te halen vandaag en zich tijdig te kunnen aanpassen voor morgen. Daarom noemen we het ook wel “Adaptief Sturen” en gebruiken we beide termen door elkaar heen. We bedoelen hetzelfde.

Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen (of Adaptief Sturen) is voor teams. Het maakt niet uit of je nu een directieteam, managementteam, operationeel team of beleidsteam bent. Je doet het niet alleen! En dat maakt het vooral uitdagend. Maar ook leuk!

Wat is het NIET?

Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen is niet puur Agile of Scrum. Noch puur Lean of Six Sigma. Het is ook geen projectmanagement methodiek. Het is niet strategievorming, noch operationeel management. Het heeft wel van diverse van deze stromingen elementen t.b.v. van effectief, logisch management op tactisch niveau!

Het is een sturingsmethode die hoort bij een adaptieve, wendbare organisatie. Het verbindt operationele teams met hoger management in een organisatie. En het verbindt diverse best practices en wetenschappelijke onderbouwde theorieën op een pragmatische wijze. Met concrete, begrijpelijke taal.

Oh ja… en het is ook niet saai, suf of soft. Het gaat over het allerbelangrijkste, namelijk jouw doelen van jouw dagelijkse werk. De methodiek dwingt je voortdurend de productieve spanning in jouw team of organisatie op te zoeken. Het wekelijkse sturingsoverleg is zeker niet het moment om even “te chillen”!

Waarom is Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen op doelen belangrijk?

In een wereld waarin veranderingen in rap tempo plaatsvinden, biedt de methode verschillende voordelen:

  1. Effectiviteit en productiviteit: Doelen worden met meer gemak en voorspelbaarheid gehaald. Een organisatie wordt eenvoudigweg effectiever en productiever omdat een groter percentage van de geambieerde (verbeter)doelen, daadwerkelijk gerealiseerd wordt.
  2. Wendbaarheid en Flexibiliteit: Organisaties zijn beter in staat zich snel aan te passen aan nieuwe informatie en veranderende marktomstandigheden. Dit maakt ze wendbaarder dan bedrijven die vasthouden aan starre, lange termijn plannen.
  3. Snellere Besluitvorming: Door kortere evaluatiecycli kan een team sneller ontdekken of iets goed gaat of niet en sneller besluiten nemen om bij te sturen. Dit verkort de reactietijd aanzienlijk, waardoor organisaties sneller kunnen inspelen op problemen of kansen.
  4. Continu Leren en Verbeteren: De methode bevordert een cultuur van continu leren. Door regelmatig te reflecteren op behaalde resultaten, ontdekken teams snel wat werkt en wat niet, waardoor ze voortdurend kunnen verbeteren.
  5. Verhoogde medewerkersbetrokkenheid: Medewerkers worden actief betrokken bij het evalueren en bijstellen van hun werkzaamheden, wat hun verantwoordelijkheidsgevoel vergroot en hun motivatie verhoogt.
  6. Concreetheid en focus. Prioriteiten afdwingen: Als team kan je niet alles doen. Capaciteit en talent is schaars. De methodiek maakt doelen vooraf zo concreet dat je snel inziet hoeveel inspanning iets vergt waardoor je (mede) gedwongen wordt om te kiezen. Dit zorgt niet alleen voor een realistische behapbare agenda, maar ook voor een grotere kans van slagen.

Het cyclische proces van sturing

Effectief resultaatgericht sturen doe je door het te zien als een cyclisch proces die je elke week, maand, kwartaal en zelfs jaar volgt. Dit proces omvat vier stappen:

1. Ambiëren: Doelen Bepalen
Het begint met het bepalen van zeer concrete, haalbare doelen. Dit doel moet op de korte termijn-gericht zijn, uiterlijk 3 maanden verder. Dit doel is in lijn met de langere termijn strategie. Ze zijn afgeleid van het jaarplan of jaardoel. Bijvoorbeeld: Ieder teamlid heeft training XYZ met succes (= certificaat gehaald) afgesloten. Annemijn is eigenaar van dit doel en het moet op 31 maart gerealiseerd zijn. Dit omdat er een nieuwe klant is geworven en om hen in Q2 te kunnen bedienen, moet iedereen deze certificering hebben. Een cruciale stap in de groei van dit bedrijf.

2. Presteren: Er voor gaan en de voortgang monitoren
Na het vaststellen van het doel en wie haar eigenaar is, gaat de eigenaar met haar team aan de slag. Ze voeren tientallen acties uit om het doel te halen. Die acties hoeven we NIET te kennen. Het enige wat we wekelijks in ons stuur-moment als team willen weten is: Ben je op koers om het doel te halen? Met een kleurstatus (Groen, Geel, Rood, Blauw) doet de eigenaar iedere week een “voorspelling” of zij het doel gaat halen op de afgesproken datum, of niet. Bijvoorbeeld: Annemijn zet in week 3 dit doel op geel: Er zijn obstakels. Niet ieder teamlid kan voor 31 maart de training afgerond hebben. Het wordt spannend om dit doel te halen.

 

3. Verbeteren: Kansen pakken en obstakels oplossen
Als doelen niet op groen staan is het tijd om de “verbeter-pet” op te zetten en op zoek te gaan naar wat het obstakel is en hoe het op te ruimen. Er wordt naar grondoorzaken gezocht en een concrete verbeteractie of bijsturingsactie gekozen. In ons voorbeeld is Annemijn in dialoog met haar team tot het inzicht gekomen dat de training met wat aanpassingen ook online gegeven kan worden en iedereen alsnog de training kan volgen voor de deadline.

4. Verzilveren: Evalueren en de “winst“ borgen
De laatste stap is om iedere keer weer, te verzilveren. Dit betekent successen (hoe klein ook) benoemen en op waarde inschatten en ervan leren. In deze stap wordt ook duidelijk hoe het gerealiseerde doel bijdraagt aan je klant, omgeving of andere stakeholder. De reden waarom je überhaupt al die inspanning hebt geleverd wordt weer helder en motiveert. In ons voorbeeld vertelt Annemijn trots op 31 maart dat het hele team de training heeft gevolgd en dat in Q2 iedereen inzetbaar is bij de nieuwe klant.

De uitdagingen bij Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen

Is het bovenstaande nauw zo moeilijk? Niet echt….op individueel niveau dan! Misschien werk je al zo. Maar om dit als team te doen is best uitdagend. En om dit als gehele organisatie te doen, helemaal. De uitdaging zit op meerdere vlakken, zoals:

  • Bedoelen we hetzelfde met het te bereiken doel? Heel vaak praten collega’s “langs elkaar heen” als ze over een bepaald resultaat spreken.
  • Met elkaar afstemmen over prioriteiten en keuzes maken is lastig. Zelfs vervelend. We stellen het “kiezen” liever uit.
  • Mensen hebben het liever over acties. Ze willen aan de slag: “Wat gaan we doen?”
  • Transparant zijn over de status van je doelen is soms “ook een dingetje”. Er op worden “afgerekend” helpt niet mee. Dit raakt de cultuur van de organisatie.
  • Om iedere week de sturingsstappen kort en krachtig door te lopen vraagt discipline.
  • Praten over successen vinden we ook niet echt belangrijk. “Hoezo succes? En door!”
  • Als ieder team net even anders werkt en een andere taal hanteert voor de methode bereiken we geen efficiëntie. We verliezen veel tijd om te praten over de methode in plaats van over de doelen van ons werk.
  • Iedere organisatie en ieder proces is anders. Hoe methode het meest effectief is vraagt om maatwerk.
  • Tot slot, ja, ook dit gaat over gedrag en leiderschap. Om het werkend te krijgen zal er wat weerstand moeten worden overwonnen.

Toch zijn er een aantal succesfactoren die helpen om het werkend te krijgen

  1. Werk aan een outside-in, growth mindset van ieder teamlid
    Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen gaat over anticiperen op wat er in de nabije toekomst kan gebeuren. Dat is per definitie onvoorspelbaar en onzeker. Daarmee kunnen omgaan vraagt om een open en lerende houding van iedere collega die bezig is om van buiten naar binnen te denken. We vatten dit samen als het hebben van een “outside in en growth mindset”. Werk hieraan voor jezelf en ontvang hulp vanuit management, HR en andere trainingen!
  2. Werk vanuit een zingevende ambitie en duidelijke koers
    Adaptief zijn zonder hogere doelen en ambities werkt niet. Dan blijf je rondjes draaien en opportunistisch met alle winden meewaaien. Zorg dat er hogere doelen zijn die zingeving bieden. “Geeft het zin?” Bepaal voor jezelf of het “zin-vol” is om aan deze doelen bij te dragen? Zo niet, maak het zin-vol! Sluit aan op je passie en je talent. Dit helpt om ook in moeilijkere, onzekere tijden te volharden.
  3. Wordt meester in het voeren van een dialoog met je collega’s
    Dus niet een discussie of debat! Een dialoog creëert naast verbinding, nieuwe inzichten en nieuwe waarde. En dat heb je nodig om creatief en innovatief te reageren op wat er in onze snel-veranderende wereld gebeurd. De professionele dialoog is een techniek die je kan leren. Zorg dat je die beheerst zodat je team-overleggen heel snel tot de kern komen.
  4. Maak je processen (je uitvoering) ook wendbaar
    Adaptieve organisaties kunnen nieuwe ideeën snel implementeren. Wat heeft het voor zin als je “kort-cyclisch-stuurt”, maar “lang-cyclisch-uitvoert”? Niets is zo demotiverend als een goed idee voor bijsturing die vervolgens 8 maanden duurt om uitgevoerd te krijgen omdat processen traag zijn. Werk voortdurend aan verspillingsvrije, efficiëntere activiteiten.
  5. Gebruik data voor prestatiemeting en besluitvorming
    Beslissingen baseer je idealiter op data en feiten om objectiviteit te waarborgen en de juiste verbeterpunten te identificeren. Uiteraard is die data er niet altijd in de gewenste vorm en op het gewenste moment. Blijf hier echter in investeren en balanceer intuïtie met feiten.
  6. Wees adaptief, ook in deze methodiek
    Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen is ook maar een methode. Het is niet het doel. Dat geldt ook voor methodes als Agile, Scrum, Lean, Six Sigma, Holocracy en ga zo maar door. Ze moeten dienend zijn aan de organisatieambitie. Dus, ze moeten mee-veranderen met de organisatie. Sta boven de methode en handel naar het principe, niet naar de regel!

Toepassingen van Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen

Resultaatgerichtheid mag van iedere organisatie verwacht worden, toch? Er is geen organisatie te bedenken die talent, tijd of geld kan verkwisten. Profit of non-profit. Publiek of privaat. Commercieel of toezichthoudend. Beleidsmakend of beleidsuitvoerend. Overal werken mensen in teams aan een doel met schaarse middelen. En iedere organisatie heeft te maken met nieuwe technologie, mondige stakeholders, veeleisende besturen, leergierige medewerkers en krappe budgetten. Adaptief Sturen is voor iedere moderne organisatie in iedere sector een uitkomst.

Op een aantal plekken heeft het echter uitzonderlijk veel toegevoegde waarde:

  • Vage doelen en onzekere uitkomsten. Omgevingen waar complexe, nieuwe thema’s lastig concreet worden. Denk aan beleidsomgevingen die concreet resultaat willen opleveren.
  • Strategie-implementatie. Denk aan organisaties die hun veelbesproken en fijn-gedocumenteerde strategie nu daadwerkelijk willen implementeren en dat operationele teams hun rol daarin pakken.
  • Veel stakeholders, veel teams, op zoek naar één richting en resultaat. Omgevingen met diverse stakeholders met verschillende belangen zijn lastig aan te sturen. Denk ook aan besturen die een veelheid van directeuren aansturen, ieder met eigen ambities en belangen. Met elkaar leren prioriteren en kiezen om meer focus te krijgen is de uitdaging.
  • Meer zelforganisatie of zelfsturing gewenst en dienend leiderschap. Teams die verder willen groeien in zelfstandigheid en waarbij de leidinggevende een stapje “naar achteren” wil doen en meer “dienend” wil zijn. Met deze methode leert het team de “sturingstaak” (voor een deel) over te nemen van de klassieke, top down sturende manager.
  • Dynamische processen. Waan van de dag dreigt te regeren. Denk aan communicatie, marketing en sales processen, met een mix aan repeterende, maar ook eenmalige activiteiten die dwars door elkaar lopen. Waar de actualiteit zo dominant (lijkt) dat structuur en overzicht te snel verdwijnt.
  • Continu Verbeteren diep verankeren. Deze methode is uitermate geschikt om continu verbeteren te borgen. Zelden tref je verbeterprojecten aan die goed begrijpen wat nodig is om het eenmalig verbeterproces (hun project) te verankeren in een continu (nooit stoppend) verbeterproces (in de lijn, in een afdeling). Met Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen begin je met het einde voor ogen: een continu proces van doelenrealisatie en daaraan-gekoppelde verbetering (en niet andersom!)

 

Conclusie

Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen biedt een efficiënte manier om flexibel en responsief te blijven in een dynamische omgeving. Deze aanpak draagt niet alleen bij aan continu verbeterende resultaten, maar ook aan een verhoogde betrokkenheid en motivatie van medewerkers.

Met de juiste uitvoering en focus kan Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen een waardevolle Way of Working zijn voor organisaties die willen excelleren in adaptiviteit en daarmee klaar zijn voor iedere toekomst.

Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen is een vak. Je kan het leren en erin groeien. Zo hebben we een E-Learning ontwikkeld om hierin te versnellen. Meer weten? Neem contact met ons op.

Lees meer over de E-Learning Resultaatgericht Kort Cyclisch Sturen